Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Kontakt

Taylan Büyüksahin · RemOffice
Reiterweg 26B
58636 Iserlohn
Deutschland

E-Mail: info@remoffice.de
Telefon: +49 152 57683031

Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Webseite und bei der Kontaktaufnahme mit RemOffice. Für Datenverarbeitungen im Rahmen eines späteren Auftrags gelten ergänzend die jeweiligen Vertragsunterlagen und gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

2. Bereitstellung und Sicherheit der Webseite

Beim Abruf einer Webseite werden technisch notwendige Informationen übermittelt, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Seite sowie Browser- und Geräteinformationen. Sie ermöglichen die Auslieferung der Inhalte und die Erkennung technischer Störungen oder missbräuchlicher Zugriffe. Soweit RemOffice diese Verarbeitung veranlasst, dient sie dem berechtigten Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Webseite nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Diese Webseite wird bei der checkdomain GmbH, Große Burgstraße 27/29, 23552 Lübeck, Deutschland, bereitgestellt. Für Hosting und die verbundenen E-Mail-Dienste besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser sieht die Leistungserbringung in Deutschland, der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum vor; für genehmigte Unterauftragnehmer gelten die in Abschnitt 4 erläuterten Regelungen.

Weitere Informationen zum Anbieter: Datenschutzhinweise von checkdomain.

3. Kontakt per E-Mail und Telefon

Sie können RemOffice per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren. Dabei werden die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten und Inhalte zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Die Website enthält kein Kontaktformular und versendet selbst keine Nachrichten.

Geschäftliche E-Mails werden über das Postfach info@remoffice.de bei checkdomain empfangen und bearbeitet. Der E-Mail-Link öffnet Ihr eingerichtetes E-Mail-Programm. Eine Nachricht wird erst durch Ihr Absenden in diesem Programm übermittelt.

Zur Bearbeitung geschäftlicher E-Mails verwendet RemOffice Microsoft Outlook für Mac. Das geschäftliche Postfach info@remoffice.de wird dabei direkt mit den Mailservern von checkdomain synchronisiert.

Die Bearbeitung vertragsbezogener Anfragen beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst möglicher Vertragspartner sind. Anfragen im Namen eines Unternehmens und sonstige geschäftliche Anliegen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bearbeitet; das berechtigte Interesse liegt in der Kommunikation und Beantwortung Ihres Anliegens.

4. Empfänger und Verarbeitung außerhalb des EWR

Zugriff auf Anfragedaten erhält RemOffice sowie, soweit für den jeweiligen Dienst erforderlich, der eingesetzte Hosting- oder Kommunikationsanbieter. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken ist nicht vorgesehen. Gesetzlich vorgeschriebene Übermittlungen bleiben möglich.

Für den öffentlichen Betrieb erbringt checkdomain Hosting- und E-Mail-Leistungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Dieser sieht Deutschland, die EU und den EWR als Leistungsorte vor und enthält Regelungen für genehmigte Unterauftragnehmer, gegebenenfalls auch außerhalb des EWR. Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp verarbeitet auch WhatsApp Ireland Limited mit ihren Dienstleistern Daten. Nach Angaben von WhatsApp erfolgen Übermittlungen unter anderem an WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. in den USA. Für diese zertifizierten Empfänger stützt sich WhatsApp auf das EU-US Data Privacy Framework; für weitere Übermittlungen kommen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln zum Einsatz. Angaben zu Garantien finden Sie in der WhatsApp-Datenschutzerklärung und im Zusatz zu internationalen Datenübermittlungen.

5. Speicherdauer und Löschung

Anfragen ohne anschließenden Auftrag

Kontakt- und Anfragedaten werden gelöscht, sobald das Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation dazu erforderlich ist. Ausgenommen sind Unterlagen, für die eine der nachfolgend beschriebenen Aufbewahrungsgründe besteht.

Projekt- und Arbeitsdaten

Personenbezogene Projekt- und Arbeitsdaten werden während der Zusammenarbeit gespeichert, soweit sie für die vereinbarten Leistungen erforderlich sind. Nach Projektabschluss beziehungsweise Beendigung der Zusammenarbeit werden diese Daten gelöscht, sobald die abschließende Abwicklung erledigt ist. Eine weitere Aufbewahrung erfolgt nur im nachfolgend beschriebenen Umfang.

Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen und Rechtsansprüche

Eigene Rechnungen und Buchungsbelege von RemOffice werden grundsätzlich acht Jahre, aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt. Für andere gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen Fristen. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres des maßgeblichen Vorgangs, zum Beispiel der Ausstellung einer Rechnung oder des Empfangs beziehungsweise Versands eines Geschäftsbriefs. Gesetzlich vorgesehene Verlängerungen der Aufbewahrung bleiben unberührt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Aufbewahrungsvorschriften, insbesondere § 147 AO und § 14b UStG.

Soweit bestimmte Unterlagen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, werden nur die dafür benötigten Daten bis zur endgültigen Klärung beziehungsweise bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfrist aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Wahrung eigener Rechtsansprüche. Die weitere Nutzung dieser Daten wird auf den jeweiligen Aufbewahrungszweck beschränkt. Nach Wegfall des letzten zulässigen Aufbewahrungsgrunds werden die Daten gelöscht.

Datenverarbeitung im Auftrag von Kunden

Personenbezogene Daten, die RemOffice ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, werden nach Abschluss der Leistungen nach dessen Wahl zurückgegeben oder gelöscht; vorhandene Kopien werden gelöscht, soweit RemOffice nicht gesetzlich zu ihrer Aufbewahrung verpflichtet ist. Maßgeblich sind die dokumentierten Weisungen und der jeweilige Auftragsverarbeitungsvertrag. Die eigenen Aufbewahrungspflichten von RemOffice begründen keine pauschale Speicherung sämtlicher vom Kunden bereitgestellter Daten.

6. Cookies, lokale Inhalte und Reichweitenmessung

Die von RemOffice bereitgestellte Anwendung setzt keine Analyse- oder Werbetracker ein. Schriftarten, Bildmaterial, Symbole und Gestaltung werden ohne eingebettete Dienste externer Schrift- oder Bildanbieter dargestellt.

7. Links zu LinkedIn, Instagram und WhatsApp

Die Webseite enthält einfache Links zu diesen Diensten. Es sind keine Social-Media-Feeds, Like-Schaltflächen, Videos oder Tracking-Pixel der Anbieter eingebettet. Erst beim Öffnen eines Links besuchen Sie den jeweiligen Dienst und unterliegen dessen Datenverarbeitung.

RemOffice nutzt die WhatsApp-Business-App. Der Zugriff auf das Telefonadressbuch ist auf ausgewählte Kontakte beschränkt; ein vollständiger Adressbuchzugriff ist nicht freigegeben. RemOffice nutzt keine Chat-Backups für WhatsApp Business. Der Link öffnet den direkten Chat mit RemOffice; eine Nachricht senden Sie selbst ab. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wir verarbeiten Ihre Telefonnummer, den übermittelten Profilnamen sowie Nachrichten und gegebenenfalls mitgesendete Anhänge zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Bei Anfragen zu einem Vertrag mit Ihnen beruht unsere Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei anderen geschäftlichen Anfragen, etwa durch Beschäftigte eines Unternehmens, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung auf dem von Ihnen gewählten Kontaktweg. Für unsere Aufbewahrung gelten die Regeln in Abschnitt 5. WhatsApp ist freiwillig; alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder Telefon.

WhatsApp verarbeitet zusätzlich Verbindungs- und Nutzungsdaten nach eigenen Datenschutzbedingungen. Für im Auftrag verarbeitete Kundenkontaktdaten beziehen die Business-Bedingungen die Bedingungen zur Auftragsverarbeitung ein. Weitere Angaben finden Sie in der WhatsApp-Datenschutzerklärung; internationale Übermittlungen erläutert Abschnitt 4.

8. Ihre Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft über Ihre Daten, die Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15 bis 20 DSGVO). Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie auch Informationen über bestehende Garantien bei Drittlandübermittlungen anfordern. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Soweit personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet werden, besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@remoffice.de.

9. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für private Unternehmen in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig:

LDI NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

10. Automatisierte Entscheidungen und Aktualisierung

Die RemOffice-Webseite trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Sie. Es findet kein entsprechendes Profiling statt.

Bei Änderungen der eingesetzten Dienste oder Verarbeitungsabläufe werden diese Hinweise angepasst. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Webseite veröffentlichte Fassung.